Athlete’s instructions – ATLETICAGENEVE

Athletes' Instructions (ENGLISH version)

Athlete's Instructions

Date. Saturday June 12, 2021.
Location. Bout-du-Monde stadium, Geneva.
Participation. The competition is open to athletes who have a 2021 license valid in Switzerland or abroad and who have met the participation limits in 2020 or 2021.
1. The maximum number of participants in the racing disciplines or jumping or throwing competitions is defined by ATLETICAGENEVE and published in the timetable (as a general rule, 4 series for races and 12 participants for jumping competitions).
2. Relay teams. Only national teams selected by ATLETICAGENEVE are allowed to participate in the 4x100m relay races.
3. The selection for the U18 100m and 800m races takes place within the framework of the Geneva Championships; the selection procedures are communicated by the organizer of the Geneva Championships. An international participation is possible exclusively among the agreements of the EAP circuit.
Registration. Exclusively online, between April 26 and Sunday May 30, 2021 at 24:00 (UTC + 2, CEST: Central European Summer Time).
1. Swiss and foreign athletes as well as members of the EAP circuit: on atleticageneve.org .
2. Any request to participate must include acceptance of the criteria of the EAP Circuit Code of Conduct.
Registration fees. There is no registration fee.
Delivery of race numbers (bibs). The bibs are worn visibly and without being folded, on the chest. In the pole vault and high jump, the bibs may also be worn on the back. Possession of the bib does not replace the confirmation which must be made in all cases to the call room.
1. Invited athletes. Friday June 11, 2021 between 2:00 p.m. and 10:00 p.m., at the reception of the Hotel Nash.
2. All athletes. On Saturday 12 June, from 10:30 am on the stadium at the “bib delivery” stand at the latest 2 hours before the start of their event.
Warm-up. Warm-up is not allowed on the competition track.
1. A 1.3km dedicated shaded trail is available around the sports complex.
2. A dedicated field (large artificial grass surface) is available.
  1. Some hurdles and starting blocks (but without possible fixing in the ground) are available.
  2. Tents are present as well as a water supply.
3. In case of bad weather, an indoor track is available (Pavilion "B").
4. There is no gym room available on the day of the competition (except at the NASH hotel).
Call-Room. Open from 10:30 am, the morning of the competition. The athletes (or their representative), after having provided their bib, must present themselves at the latest:
1. Sprint and hurdles races: 20 minutes before the start of the first race.
  1. Heats and lanes are assigned at this time.
2. Middle distance races 800m and 1500m (including U18): 20 minutes before the start of the first race.
  1. The number of the lane to be fixed on the right side is distributed at this time.
3. 4x100m relays: 30 minutes before the start of the first race.
  1. Lanes are assigned at this time.
  2. The last runner in the relay will receive the number of the lane to be fixed on the right side at this time.
4. Long jump, high jump, javelin throw, discus throw: 30 minutes before the start of the competition.
5. Pole vault: 60 minutes before the start of the competition.
6. Entrance to the competition venue. All confirmed athletes are accompanied by an authorized person to the competition venue and presented to the competition judges.
7. The latecomers. They will not be allowed to compete.
Outfit. 9. Competitors line up in their official club or national team uniform or clothing of their choice, in accordance with World Athletics standards, summarized in the following point (#10). This is valid both for the competition and for the official ceremony.
Advertising on clothing and accessories. Before entering the competition venue, athletes must present to the call room and have them validated whether their competition clothing and accessories comply with the World Athletics Marketing and Advertising Regulations. As a general rule, the size of the advertisement should not exceed 40cm2 and have a maximum height of 5cm. 10. Only a total maximum of TWO (2) different Athlete Sponsors are permitted to appear on Athlete kit and, where permitted, on personal belongings and accessories (i.e the same Sponsor(s) must appear across all items of kit, personal belongings and accessories). If the number or size of the advertising inscriptions were not in conformity, they must be masked with an opaque adhesive tape before entering the competition field. (for full details refer to the World Athletics document "Marketing & Advertising Guidelines on Clothing a.pdf").
Presentation of the athletes to the public. It is possible (to be confirmed) that before the start of the competition (jumps and throws) the athletes of the competitions are assembled for a nominative presentation to the public.
Qualification system for the final
1. Women's 100m Hurdles and Men's 110m hurdles:
  If 2 heats: the first 3 + the best 2 times
  If 3 heats: the first 2 + the best 2 times
  If 4 heats: the 8 best times.
2. In jumping competitions:
  If the number of athletes participating in the horizontal jumping events (Long jump, Triple jump) exceeds 8, only the best 8 after 3 jumps will be admitted to the last 3 trials, according to the rules in force at World Athletics (formerly IAAF).
3. In throwing competitions:
  If the number of athletes participating in the horizontal throwing events (Javelin Throw, Discus Throw) exceeds 8, only the best 8 after 3 jumps will be admitted to the last 3 trials, according to the rules in force at World Athletics (formerly IAAF).
Winner ceremonies. The athletes having finished in the first 5 places of the international absolute individual events are invited to the winner ceremony (concerning races: only “A” races are taken into consideration). The 3 best relay teams are also invited to the official ceremony. All the 8 participants of the U18 events (100m and 800m) are also invited to the winner ceremony. The schedule of the official ceremonies are indicated in the timetable for all races, relay and hurdles competitions. The 5 best athletes in the jumping and throwing events will attend their ceremony at the end of their competition.
Prize Money. 14. They are awarded to the same athletes called to the official ceremonies (see point 13):
1. Athletes of absolute individual disciplines:
  1. 1st place: 500 €
  2. 2nd place: 400 €
  3. 3rd place: 300 €
  4. 4th place: 200 €
  5. 5th place: 100 €
2. The relay teams (TBC):
  1. 1st place: 700 €
  2. 2nd place: 500 €
  3. 3rd place: 300 €
Souvenir prizes (podiums).
1. The 3 best athletes of the absolute individual events:
  1. Souvenir Prize
  2. ATLETICAGENEVE diploma
2. Young athletes in the U18 categories:
  1. All 8 athletes from each race will receive a souvenir prize
  2. ATLETICAGENEVE diploma
Prizes and records.
1. Meeting record
  1. New meeting record: 150 €
2. EAP circuit record (absolute), incl.relay
  1. New EAP circuit record: 300 € (cannot be combined with the meeting record)
3. Swiss record (absolute), incl. Relay
  1. New Swiss record: 400CHF
4. Other rewards
  1. Other prizes and awards may be awarded. This will be communicated, if necessary, at the latest before the start of the competition on the website and announced by the speaker.
Placing scores. The points awarded are made on the “absolute” basis of the scratch ranking, and not (unlike the podium and Prize Money ranking) limited to “A” races.
The points awarded, in each discipline, according to the criteria of World Athletics (World Continental Tour / Bronze) are:
1. 1st place : 60 pts
2. 2nd place : 50 pts
3. 3rd place : 45 pts
4. 4th place : 40 pts
5. 5th place : 35 pts
6. 6th place : 30 pts
7. 7th place : 27 pts
8. 8th place : 25 pts
Regulatory basis. The event, authorized by Swiss-Athletics, is organized according to the OR & IAAF (World Athletics) regulations in force.
1. The main criteria for organization, awarding of Prize Money and attribution of Placing Scores are in agreement with European Athletics.
Preparation time. For all technical disciplines, the preparation time is fixed, according to the provisions of the IAAF regulations (generally 60 seconds).
Use of personal gear. The following personal apparatus may be used: Pole Vault , Javelin Throw, Discus Throw. Throwing apparatus must be presented for examination at the apparatus control no later than 60 minutes before the start of the competition.
Shoes for the competition. Only shoes on the approved and up-to-date World Athletics list (https://www.worldathletics.org/about-iaaf/documents/technical-information) are allowed unless the athlete's shoes are dated before January 1, 2016 and are deemed to be approved. If this were not the case, the athlete's performance would not be homologable or valid for statistics, entry standards, world rankings, records, etc.
Authorization to access the different areas. The areas and zones inside the stadium are clearly delimited and a sign indicates the access authorizations according to the role of each one (athlete, coach, observer, journalist, speaker, medical team, Media TV-Photo, interviewer, staff organization, judges, referees).
1. A badge (accreditation) with details of the authorized access zones is given to everyone.
2. Badges (accreditations) are available to beneficiaries at the bibs collection.
3. In particular, the non respect of these rules of access to the competition field by certain peersons (coach, accompanying person, family, etc.) may lead to the disqualification of their athlete.
Doping control. Anti-doping controls will be carried out, according to the standards in force by European Athletics. In the event of a national record, it is possible to carry out doping control on site, subject to payment of the costs.
Reimbursement of travel expenses. According to the agreements and criteria defined on a case-by-case basis with certain athletes, reimbursements are fixed.
Athletes who are members of the EAP circuit are invited and receive reimbursements according to the agreements in force.
In all cases, the following criteria are applied:
1. If for any reason an athlete, to whom reimbursement was provided, could not make the trip, ATLETICAGENEVE will not be required to reimburse the travel expenses.
2. If an athlete makes the trip despite the fact that his conditions of participation at the time of the trip do not allow him to take part in the competition (eg illness, injury) he will not be able to claim reimbursement of his travel expenses. Likewise, if accommodation is reserved for him, he will have to pay for this too.
3. It is up to the athlete (or who for him is responsible for his engagement and the booking of his trip) to take out travel cancellation insurance.
Appearance fees. ATLETICAGENEVE does not enter into the matter for bonuses or notoriety bonuses.
Special measures. Due to exceptional events, such as for example the Covid-19 pandemic, the organizers could be required to apply measures dictated by higher authorities such as the Geneva government (Council of State), the Swiss government (Federal Council), the Swiss Athletics Federation (Swiss Athletics) or the European Athletics Association (European Athletics) to ensure the health security of all. If this were the case, and as soon as these measures are imposed on the "normal" organization of the ATLETICAGENEVE meeting, the organizing committee will disseminate the information through its communication channels: website, social networks. Depending on the impact on the event, the press will be contacted in order to relay the information on a larger scale.
1. A COVID protection plan, validated by the Directorate General of Health of the canton of Geneva (https://www.ge.ch/ organization/direction-generale-sante), will be deployed to ensure the health security of all attendees. This plan will be available, as soon as possible, on our website.
2. No reimbursement of any kind is possible if the competition could not take place or if it could not take place as planned.
Insurance. Athletes participate in the competition at their own risk. ATLETICAGENÈVE declines all responsibility in the event of an accident or theft. This also applies to spectators and people present during the event.
Information. By e-mail to start[@|atleticageneve[dot]ch

Athletes' Instructions (FRENCH version)

Instructions aux athlètes

Date. Samedi 12 juin 2021.
Lieu. Stade du Bout-du-Monde, Genève.
Participation. La compétition est ouverte aux athlètes qui possèdent une licence 2021 valable en Suisse ou à l’étranger et qui ont réalisé les limites de participation en 2020 ou 2021.
1. Le nombre de participants maximum dans les disciplines de course ou les concours de saut ou lancers, est défini par ATLETICAGENEVE et publié dans l'horaire (en règle générale, à 4 séries pour les courses et 12 participants pour les concours saut).
2. Équipes de relais. Seules les équipes nationales sélectionnées par ATLETICAGENÈVE sont autorisées à participer aux courses de relais 4x100m.
3. La sélection pour les courses de 100m et 800m U18 s’effectue dans le cadre des Championnats genevois ; les modalités de sélection sont communiquées par l’organisateur des Championnats genevois. Une participation internationale est possible exclusivement parmi les accords du circuit EAP.
Inscription. Exclusivement en ligne, entre le 26 avril et le dimanche 30 mai 2021 à 24:00 (UTC+2, CEST: Central European Summer Time).
1. Athlètes suisses, étrangers et membres du circuit EAP : sur atleticageneve.org .
2. Toute demande de participation doit comporter l'acceptation des critères du Code de Conduite du circuit EAP.
Finance d’inscription. Il n'y a pas de finance d’inscription.
Remise des dossards. Les dossards sont portés de manière visible et sans être pliés, sur la poitrine. Au saut à la perche et au saut en hauteur, les dossards peuvent également être portés sur le dos.
La possession du dossard ne remplace pas la confirmation qui doit se faire dans tous les cas à la Call Room.
1. Athlètes invités. Le vendredi 11 juin 2021 entre 14h00 et 22h00, à l'accueil de l'Hôtel Nash.
2. Tous les athlètes. Le samedi 12 juin, dès 10h30 sur le stade au stand « remise des dossards » au plus tard 2 heures avant le début de leur épreuve.
Échauffement. L'échauffement n'est pas admis sur la piste de compétition.
1. Un parcours de 1.3km ombragé est disponible autour du complexe sportif.
2. Un terrain dédié (grande surface en gazon artificiel) est disponible.
  1. Quelques haies et des blocs de départ (mais sans fixation possible dans le terrain) sont à disposition.
  2. Des tentes sont présentes ainsi qu'un ravitaillement en eau.
  3. En cas de mauvais temps, une salle avec piste synthétique est disponible (Pavillon « B »)
  4. Il n'y a pas de salle de musculation à disposition le jour de la compétition (sauf à l'hôtel NASH).
Call Room. Ouverture dès 10h30, le matin de la compétition. Les athlètes (ou leur représentant), après s'être muni de leur dossard, se présentent au plus tard:
1. Courses de vitesse et de haies : 20 minutes avant le départ de la première course.
  1. Séries et couloirs sont attribués à ce moment.
2. Course de demi-fond 800m et 1500m (y.c. U18) : 20 minutes avant le départ de la première course.
  1. Le numéro du couloir à fixer sur le côté droit, est distribué à ce moment.
3. Relais 4x100m : 30 minutes avant le départ de la première course.
  1. Couloirs sont attribués à ce moment.
  2. Le dernier relayeur recevra le numéro du couloir à fixer sur le côté droit à ce moment.
4. Saut en longueur, saut en hauteur, lancer du javelot, lancer du disque : 30 minutes avant le début de la compétition.
5. Saut à la perche: 60 minutes avant le début de la compétition.
6. Entrée sur le lieu de compétition. Tous les athlètes confirmés, sont accompagnés par une personne autorisée jusqu'au lieu de compétition et présentés aux juges de compétition.
7. Les retardataires. Ils ne seront pas autorisés à concourir.
Tenue. Les concurrents s’alignent dans la tenue officielle de leur club ou de l'équipe nationale ou avec une tenue de leur choix, dans le respect des normes de World Athletics, résumées au point suivant (#10). Ceci est valable aussi bien pour la compétition que pour la cérémonie officielle.
Publicité sur les vêtements et accessoires. Avant leur entrée dans l'enceinte de compétition, les athlètes doivent présenter et faire valider à la Call Room si leurs vêtements de compétition et leurs accessoires sont conformes avec le Règlement sur le Marketing et la Publicité de World Athletics. En règle générale, la taille de la publicité ne doit pas dépasser 40cm2 et avoir une hauteur de maximum 5cm. 10. Seul un maximum de DEUX (2) sponsors sportifs différents sont autorisés à apparaître sur le sac de l'athlète et, lorsque cela est permis, sur les effets personnels et les accessoires (c'est-à-dire que le(s) même(s) sponsor(s) doit(doivent) apparaître sur tous les articles d'équipement, effets personnels et accessoires). Si le nombre ou la taille des inscriptions publicitaires n'était pas conforme, elles devront être masquées avec un ruban adhésif opaque avant l'entrée sur le terrain de compétition.
(pour tous les détails se référer au document de World Athletics "Marketing & Advertising Guidelines on Clothing a.pdf").
Présentation au public des athlètes. Il est possible (à confirmer) qu'avant le démarrage du concours (sauts et lancers) les athlètes des concours soient rassemblés pour une présentation nominative au public.
Système de qualification pour la finale
1. 100m Haies Femmes et 110m Haies Hommes :
  Si 2 séries: les 3 premiers + les 2 meilleurs temps
  Si 3 séries: les 2 premiers + les 2 meilleurs temps
  Si 4 séries: les 8 meilleurs temps.
2. Concours de saut :
  Si le nombre d'athlètes participant au concours de sauts horizontaux (Saut en Longueur, Triple saut) dépasse 8, seuls les 8 meilleurs après 3 sauts seront admis aux 3 dernières essais, selon les règles en vigueur à World Athletics (anciennement IAAF).
3. Concours de lancer :
  Si le nombre d'athlètes participant aux concours de lancer (Javelot, Disque) dépasse 8, seuls les 8 meilleurs après 3 lancers seront admis aux 3 dernières essais, selon les règles en vigueur à World Athletics (anciennement IAAF).
Cérémonies protocolaires. Les athlètes ayant terminé aux 5 premières places des disciplines individuelles absolues internationales sont conviés à la cérémonie protocolaire (concernant les courses, sont prises en considération uniquement les courses « A »). Les 3 meilleurs équipes de relais sont également conviées à la cérémonie protocolaire. Tous les 8 participants des compétitions U18 (100m et 800m) sont également conviés à la cérémonie protocolaires.
1. Les horaires des cérémonies protocolaires sont indiquées dans l'horaire pour toutes les compétitions de courses, de relais et de haies.
2. Les 5 meilleurs athlètes des concours de sauts et de lancer, se rendront à leur cérémonie dès la fin de leur concours.
Prize Money. Ils sont attribués aux mêmes athlètes appelés aux cérémonies protocolaires (cf. Point 13) :
1. Athlètes des disciplines individuelles absolues :
  1. 1re place : 500€
  2. 2e place : 400€
  3. 3e place : 300€
  4. 4e place : 200€
  5. 5e place : 100€
2. Les équipes de relais (TBC):
  1. 1re place : 700€
  2. 2e place : 500€
  3. 3e place : 300€
Prix souvenirs (podiums)
1. Les 3 meilleurs athlètes des disciplines individuelles absolues :
  1. Prix souvenir
  2. Diplôme ATLETICAGENEVE
2. Les jeunes athlètes des catégories U18 :
  1. Tous les 8 athlètes de chaque course recevront un prix souvenir
  2. Diplôme ATLETICAGENEVE
Prix et records.
1. Record du meeting
  1. Nouveau record du meeting : 150€
2. Record circuit EAP (absolu), y.c. relais
  1. Nouveau record du circuit EAP : 300€ (non cumulable avec record du meeting)
3. Record de Suisse (absolu), y.c. Relais
  1. Nouveau record de Suisse : 400CHF
4. Autres récompenses
  1. D'autres prix et récompenses peuvent être attribués. Cela sera communiqué, le cas échéant, au plus tard avant le début des compétition sur le site internet et annoncé par le speaker.
Placing scores. Les points attribués, se font sur la base « absolue » du classement scratch, et pas (contrairement au classement du podium et des Prize Money) limité aux courses « A ».
Les points attribués, dans chaque discipline, selon les critères de World Athletics (World Continental Tour / Bronze) sont :
1. 1re place : 60 pts
2. 2e place : 50 pts
3. 3e place : 45 pts
4. 4e place : 40 pts
5. 5eplace : 35 pts
6. 6e place : 30 pts
7. 7e place : 27 pts
8. 8e place : 25 pts
Base règlementaire. La manifestation, autorisée par Swiss-Athletics, est organisée selon les règlements RO & IAAF (World Athletics) en vigueur.
1. Les principaux critères d'organisation, d'attribution des Prize Money et d'attribution des Placing Scores sont en accord avec European Athletics
Temps de préparation. Pour toutes les disciplines techniques, le temps de préparation est fixé, selon les dispositions du règlement IAAF (en règle générale 60 secondes).
Utilisation d'engins personnels. Les engins personnels suivants peuvent être utilisés : perche, javelot, disque. Les engins à lancer doivent être présentés pour examen au contrôle des engins au plus tard 60 minutes avant le début du concours.
Chaussures de compétition. Sont admises exclusivement les chaussures qui figurent sur la liste approuvée et à jour de World Athletics (https://www.worldathletics.org/about-iaaf/documents/technical-information) sauf si les chaussures des athlètes datent d'avant le 1er janvier 2016 et sont réputés approuvés. Si tel n'était pas le cas, la performance de l'athlète ne serait ni homologable ni valable pour les statistiques, la participation minimale, les classements mondiaux, les records, etc.
Autorisation d'accès aux différentes zones. Les aires et zones à l'intérieur du stade sont clairement délimitées et un panneau indique les autorisations d'accès en fonction du rôle de chacun (athlète, coach, observateur, journaliste, speaker, Team médical, Média TV-Photo, intervieweur, staff d'organisation, juges, arbitres).
1. Un badge avec le détail des zones d'accès autorisées est remis à chacun.
2. Les badges sont disponibles aux ayants-droit à la remise des dossards.
3. En particulier, le non respect de ces règles d'accès sur le terrain de compétition par certains proches (coach, accompagnant, famille, ..) peut induire la disqualification de leur athlète.
Contrôle antidopage. Des contrôles antidopage seront effectués, selon les normes en vigueur par European Athletics. En cas de record national, il est possible d'effectuer le contrôle anti-dopage sur place, moyennant le paiement des coûts.
Remboursements des frais de voyage. Selon les accords et critères définis au cas par cas avec certains athlètes, des remboursements sont fixés.
Les athlètes membres du circuit EAP, sont invités et reçoivent les remboursements selon les accords en vigueur.
Dans tous les cas, les critères suivants sont appliqués :
1. Si pour une quelconque raison un athlète, à qui un remboursement était prévu, ne pouvait pas effectuer le déplacement, ATLETICAGENEVE ne sera pas tenu de rembourser les frais de voyage.
2. Si un athlète effectue le voyage malgré le fait que ses conditions de participation au moment du voyage ne lui permettent pas de prendre part à la compétition (par ex. maladie, blessure) il ne pourra pas prétendre au remboursement de ses frais de voyage.
  De même, si un hébergement lui était réservé, il devra payer celui-ci aussi.
3. Il appartient à l'athlète (ou qui pour lui se charge de son engagement et de la réservation de son voyage) de souscrire une assurance couvrant l'annulation de voyage.
Appearance fees. ATLETICAGENEVE n'entre pas en matière pour des primes ou bonus de notoriété.
Mesures particulières. En raison d'événements exceptionnels, comme par exemple la pandémie Covid-19, les organisateurs pourraient être tenus d'appliquer des mesures dictées par des instances supérieures comme le gouvernement genevois (Conseil d'Etat), le gouvernement suisse (Conseil fédéral), la fédération suisse d'athlétisme (Swiss Athletics) ou l'Association Européenne d'athlétisme (European Athletics) pour assurer la sécurité sanitaire de tous. Si cela était le cas, et aussitôt que ces mesures s'imposeraient sur l’organisation « normale » du meeting ATLETICAGENEVE, le comité d'organisation diffusera l'information à travers ses canaux de communication : site internet, réseaux sociaux. En fonction de l'impact sur la manifestation, la presse sera contacté afin de relayer l'information à plus large échelle.
1. Un plan de protection COVID, validé par la Direction Générale de la Santé du canton de Genève (https://www.ge.ch/organisation/direction-generale-sante), sera déployé pour assurer la sécurité sanitaire de toutes les personnes présentes. Ce plan sera disponible, aussitôt que possible, sur notre site internet.
2. Aucun remboursement d’aucune nature n'est envisageable si la compétition ne pouvait se dérouler ou si elle ne pouvait se dérouler de la manière prévue.
Assurances. Les athlètes participent à la compétition à leurs propres risques. ATLETICAGENÈVE décline toute responsabilité en cas d’accident ou de vol.
1. Cela est également valable pour les spectateurs et les personnes présentes durant la manifestation.
Renseignements. Par e-mail à l’adresse start[at]atleticageneve[point]ch

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